HR-Chatbot - Wie Chatbots das Personalwesen verändern

HR-Chatbot - Wie Chatbots das Personalwesen verändern

Die Art und Weise wie wir arbeit­en hat sich in den let­zten Jahrzehn­ten grundle­gend verän­dert. Experten sind sich einig, dass HR-Chat­bots für die Per­son­al­abteilung in viel­er­lei Hin­sicht von Nutzen sein können.

Bots sind grund­sät­zlich über­all dort geeignet, wo Kom­mu­nika­tion stat­tfind­et. Damit eröff­nen sich auch im Per­son­al­we­sen zahlre­iche Anwendungsbereiche.

Dieser Artikel zeigt, was ein HR-Chat­bot ist und wie er für die Per­son­al­abteilung eines Unternehmens von Nutzen sein kann.

Was ist ein HR-Chatbot?

Ein HR-Chat­bot wird im Bere­ich der Human Ressources - also der Per­son­al­abteilung — einge­set­zt. Dort kann ein Bot in zahlre­ichen unter­schiedlichen Szenar­ien aushelfen.

Das reicht vom Onboard­ing bis hin zum Ein­holen von Feed­back. Um zu ver­ste­hen, welche Arbeit­en ein Bot in diesem Bere­ich beson­ders gut übernehmen kann, muss man seine Funk­tion­sweise kennen.

Wie funktioniert ein HR-Chatbot?

Wie andere Bots auch basiert ein HR-Chat­bot auf Nat­ur­al Lan­guage Pro­cess­ing (NLP) und Machine Learn­ing (ML). Er wird im Grundgerüst von Redak­teuren gebaut sowie antrainiert und lernt dann mit jedem Gespräch dazu, um immer bess­er zu werden.

Ins­beson­dere repet­i­tive Prozesse kann ein Chat­bot ver­lässlich übernehmen, denn die sprach­liche Struk­tur und Wort­wahl ist in solchen Fällen oft ähn­lich. Durch aktive Gesprächs­führung wird die Kom­mu­nika­tion mit dem Bot noch über­sichtlich­er und sicherer.

So kann in kurz­er Zeit eine sehr hohe Tre­f­fer­quote an richti­gen Antworten erre­icht wer­den. Das ist für HR-Bots beson­ders wichtig, denn dort ist es oft von­nöten, neue Inhalte zu z.B. Jobin­ser­at­en, Feed­backs oder Mitar­beit­er­ak­tio­nen abzubilden.

Wo werden Chatbots im HR-Bereich angewendet?

Der Auf­gaben­bere­ich ein­er Per­son­al­abteilung ist ziem­lich anspruchsvoll. Das HR-Team ist buch­stäblich das Herzstück eines Unternehmens, welch­es als Ver­mit­tler zwis­chen Arbeit­ge­ber und Angestell­ten fungiert und gle­ichzeit­ig für ord­nungs­gemäße Abläufe sorgt.

Einen Großteil sein­er Zeit ver­bringt der Per­son­al­bere­ich jedoch mit sich wieder­holen­den Rou­tine­prozessen, die ein Chat­bot für HR-Dien­ste übernehmen kann. 

Die in Frage kom­menden Anwen­dungs­bere­iche eines HR-Chat­bots kön­nen dabei in fol­gende drei Kat­e­gorien aufgeteilt werden:

  • Chat­bot Recruit­ing und Onboarding
  • Unter­stützung beste­hen­der Mitarbeiter
  • Automa­tisierung weit­er­er HR-Aktivitäten

Welche Vorteile bieten HR-Bots?

In anderen Bere­ichen wie dem E‑Commerce sind Chat­bots bere­its durch ihre Effizienz und Effek­tiv­ität etabliert. Doch auch im HR-Bere­ich bieten sie deut­lich­es Poten­tial. HR-Chat­bots kön­nen sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter*innen von großem Nutzen sein.

Im Fol­gen­den geben wir einen Überblick, welche Vorteile der Ein­satz von HR-Chat­bots für das Unternehmen und die Per­son­alver­ant­wortlichen mit sich bringt.

Automatisierung von Recruitment-Aktivitäten

Die Per­son­albeschaf­fung ist eine der wichtig­sten Auf­gaben im HR-Bereich. 

Vorstel­lungs­ge­spräche kön­nen zu einem lang­wieri­gen Prozess wer­den, ins­beson­dere wenn es viele Bewer­bun­gen für eine einzige Stelle gibt. 

Der Ein­satz von HR-Chat­bots ermöglicht es, passende Kandidat:innen zu find­en, Vorstel­lungs­ge­spräche zu vere­in­baren sowie Mitar­beiterurlaube, Gehaltsabrech­nun­gen usw. zu ver­wal­ten. Die Automa­tisierung von Ver­wal­tungsauf­gaben spart Zeit und Mühe und hil­ft Per­son­al­fach­leuten, sich auf andere Bere­iche zu konzen­tri­eren, die mehr Aufmerk­samkeit erfordern.

Bewerberqualität

Ger­ade in wach­senden Unternehmen kön­nen Bewer­bun­gen für die Per­son­alver­ant­wortlichen zur Belas­tung wer­den. Mit klein­er wer­den­den Teams und gerin­geren Bud­gets wird es immer schwieriger, gle­ich­bleibende Ergeb­nisse zu liefern. 

Anfra­gende Bewerber*innen haben oft sehr ähn­liche Fra­gen, die sich bei der Per­son­al­abteilung häufen. Das führt dazu, dass andere Auf­gaben wie die Suche nach der ide­alen Arbeit­skraft ver­nach­läs­sigt werden.

Das Fil­tern und Auswählen von Bewerber*innen kann ein zeitaufwendi­ger Prozess sein. 

Ein Arbeit­ge­ber entschei­det sich oft für die beste Per­son, die er zu diesem Zeit­punkt find­en kann und nicht für die, die am besten für die Stelle geeignet ist. 

Eine Erhöhung der Bewer­berzahl ist hier­bei nicht immer zielführend. Der beste Weg, die richti­gen Leute einzustellen, beste­ht oft darin, aus ein­er kleineren Gruppe qual­i­fizierte Kandidaten*innen auszuwählen. 

Hier kom­men HR-Chat­bots ins Spiel. Sie kön­nen schon im Rah­men des allerersten Kon­takt eine Kat­e­gorisierung der Kandidat:innen vornehmen — beispiel­sweise durch einen Fra­genkat­a­log zu Arbeitsweise, Moti­va­tion und Zielsetzung.

Die Antworten kön­nen dabei helfen, das Pro­fil ein­er Per­son vor einem ersten Gespräch zu erstellen. So lassen sich vielver­sprechende Kandidaten*innen für die Ein­ladung zum Vorstel­lungs­ge­spräch herausfiltern.

Onboarding

Die heutige Arbeitswelt bewegt sich schnell und wartet auf nie­man­den. Wenn man möchte, dass neue Mitarbeiter*innen gut zurechtkom­men und von Anfang an pro­duk­tiv sind, müssen die notwendi­gen Tools und Infor­ma­tio­nen schnell zur Ver­fü­gung gestellt werden. 

Das Onboard­ing legt den Grund­stein dafür, dass neue Mitarbeiter*innen engagierte und pro­duk­tive Mit­glieder des Teams wer­den. Ein gut geplanter Onboard­ing-Prozess ist der beste Weg, sich gegen­seit­ig ken­nen­zuler­nen und zu ler­nen, wie man effek­tiv kommuniziert. 

Chat­bots kön­nen beim Onboard­ing helfen, indem sie Antworten auf Fra­gen neuer  Team­mit­glieder geben. Ger­ade in größeren Unternehmen kann man leicht den Überblick über Dinge wie die Lohnabrech­nung, Urlaub­santräge oder die gemein­same Nutzung von Dateien verlieren.

Wird zu diesem Zweck ein HR-Bot ver­wen­det, kann dieser die neue Belegschaft nicht nur vom ersten Tag an unter­stützen, son­dern auch in Zukun­ft helfen, wenn etwas vergessen wurde. So muss bei den Fre­quent­ly Asked Ques­tions nicht immer jemand aus der Per­son­al­abteilung in die Bresche springen.

Interne Kommunikation

Das gilt genau­so für den nor­malen Arbeit­sall­t­ag. Neben dem Recruit­ing und Onboard­ing kann ein HR-Chat­bot auch von allen anderen Mitarbeiter:innen zur inter­nen Kom­mu­nika­tion genutzt wer­den. Schließlich kom­men auch nach Jahren noch ständig Fra­gen zum Unternehmen, zu Prozessen, Ver­fahrensweisen und vielem mehr vor. 

Chat­bots sind auf solche Frage- und Antwort-Szenar­ien spezial­isiert. Sie kön­nen schnell kom­pe­tente Antworten liefern und damit wertvolle Zeit bewahren, die von der HR-Abteilung für wichtige andere Auf­gaben wie die Verbesserung der Prozesse und Ver­fahren genutzt wer­den kann. 

Effizienz 

Ein HR-Chat­bot kann aber auch für mehr als nur die Beant­wor­tung von Fra­gen einge­set­zt wer­den. Es beste­ht die Möglichkeit, Dat­en zu sam­meln, um fundierte Entschei­dun­gen zu tre­f­fen und effizien­tere Prozesse zu schaffen. 

Eine Auswer­tung von Bot­ge­sprächen kann zeigen, welche Fra­gen von der Belegschaft häu­fig gestellt wer­den. Die Per­son­al­abteilung kann anschließend die Dat­en auswerten und notwendi­ge Schritte ein­leit­en. Es kön­nen alter­na­tiv auch ganz gezielte Befra­gun­gen ent­wor­fen und als Mitar­beit­erquiz im Bot durchge­führt werden.

Auch Rou­tineauf­gaben, die in der Regel viel Zeit in Anspruch nehmen, kön­nen an den Bot aus­ge­lagert wer­den. Die HR-Mitarbeiter*innen müssen die Gespräche nur noch konzip­ieren und nicht x‑mal sel­ber durchführen.

Kostensenkung

Der Ein­satz von HR-Chat­bots kann Per­son­albeschaf­fungs- und Per­son­alkosten reduzieren. Ein Bewer­ber­screen­ing oder eine Videobe­wer­bung, die über einen Chat­bot abgewick­elt wird, kann sowohl Zeit als auch Kosten für die Ein­stel­lung neuer Mitarbeiter*innen sparen.

Der Bot kann zudem auf eine Wis­sens­daten­bank zugreifen und somit Fra­gen beant­worten oder wichtige Infor­ma­tio­nen bere­it­stellen, wodurch gle­ichzeit­ig die Genauigkeit beim Recruit­ing erhöht und Betrieb­skosten langfristig gesenkt wer­den können. 

Markenimage

Der erste Ein­druck ist oft entschei­dend dafür, ob man sich für eine Stelle in einem Unternehmen bewer­ben möchte oder nicht. Ein HR-Chat­bot kann auf der Kar­ri­ere­seite ein­er Web­site einge­set­zt wer­den und damit einen Wet­tbe­werb­svorteil liefern, indem er ein Unternehmen auf inno­v­a­tive Art und Weise repräsentiert.

Die Beant­wor­tung von häu­fig gestell­ten Fra­gen und das Anbi­eten freier Stellen durch ein fortschrit­tlich­es Tool wie einem Chat­bot zeigt, wie sehr ein Unternehmen sich für seine poten­tiellen Mitarbeiter*innen ein­set­zt. Das sorgt für eine pos­i­tive Wahrnehmung auf dem Bewerbermarkt. 

Eine Investi­tion in Automa­tisierungs- und Chat­bot-Tech­nolo­gien wirkt sich auch erfol­gsver­sprechend auf das all­ge­meine Image eines Unternehmens aus und ver­mit­telt, dass man sein­er Zeit voraus ist und die Hür­den und Her­aus­forderun­gen der Zukun­ft bere­its in vollem Tem­po angeht.

Feedback

Die interne Kom­mu­nika­tion mit Hil­fe eines Bots kann auch dazu ver­wen­det wer­den, Dat­en zur Mitar­beit­erzufrieden­heit zu sam­meln. So kön­nen beispiel­sweise Mitarbeiter*innen kon­tak­tiert und Feed­back über deren Wohlbefind­en gesam­melt wer­den. Beispiel­sweise kannes einen automa­tis­chen Feed­back-Loop geben, der erfragt, was neue Mitarbeiter*innen über den Ein­stel­lung­sprozess denken. 

So wird das Sam­meln von Feed­back für die Per­son­alver­ant­wortlichen viel ein­fach­er, als wenn sie For­mu­la­re zum Aus­füllen bere­it­stellen oder ins per­sön­liche Gespräch gehen müssen. Schnelle und unvor­ein­genommene Verbesserungsvorschläge lassen sich über HR-Chat­bots leicht einholen.

Ein oft überse­hen­er Punkt ist die Dis­tanz, die ein Bot automa­tisch hat. Chat­bots kann man für eine Emo­tion­slosigkeit bisweilen dur­chaus kri­tisieren. Wenn sich Mitar­beit­er aber mal bei einem Beschw­erde-HR-Bot Luft machen kön­nen, ohne das zwis­chen­men­schliche Miteinan­der zu stra­pazieren, kann dies ein großer Vorteil sein.

Werden HR-Bots in Zukunft die Personalabteilung ersetzen?

Dank der kün­stlichen Intel­li­genz erfährt das Per­son­al­we­sen momen­tan einen grundle­gen­den Wan­del. Es stellt sich die Frage, ob HR-Chat­bots zukün­ftig alle Auf­gaben ein­er Per­son­al­abteilung übernehmen kön­nen. Die klare Antwort ist: Nein.

Zwar hat KI im HR-Bere­ich schon einige Meilen­steine erre­icht, den­noch haben Bots noch nicht die Fähigkeit, Einzelfal­l­entschei­dun­gen zu tre­f­fen und Empathie oder Emo­tio­nen zu simulieren. HR-Bots sind dazu da, die Arbeit zu erle­ichtern, damit die Per­son­al­abteilung ihre Zeit strate­gisch sin­nvoller ein­set­zen kann.

Fazit

Die inno­v­a­tiv­en Fea­tures eines Chat­bots sind eine wertvolle Ressource für sowohl Personaler:innen als auch Mitarbeiter:innen und wer­den in Zukun­ft ein wichtiger Teil des HR-Sys­tems sein. Unternehmen soll­ten ihre Geschäft­san­forderun­gen über­denken und Anwen­dungs­fälle erken­nen, die durch HR-Chat­bots unter­stützt wer­den können. 

Von der Steigerung der Effizienz und des Marken­im­ages bis hin zu Verbesserun­gen bei der Rekru­tierung und dem Onboard­ing kön­nen HR-Chat­bots und kün­stliche Intel­li­genz sin­nvoll zur Automa­tisierung einge­set­zt werden.

Eines ist jedoch sehr wichtig: HR-Bots sollen Zeit sparen und nicht mehr Arbeit verur­sachen. Ihre Per­son­al­abteilung will ihre Zeit auch nicht damit ver­brin­gen, einen Bot zu pro­gram­mieren. Suchen Sie sich daher einen Part­ner, der sich mit den Prozessen ausken­nt und auch das Train­ing sowie Anpas­sun­gen eines solchen Bots übernimmt.

Sprechen Sie mit uns. Wir freuen uns Ihren per­sön­lichen HR-Chat­bot zu entwickeln.

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