Die Art und Weise wie wir arbeiten hat sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend verändert. Experten sind sich einig, dass HR-Chatbots für die Personalabteilung in vielerlei Hinsicht von Nutzen sein können.
Bots sind grundsätzlich überall dort geeignet, wo Kommunikation stattfindet. Damit eröffnen sich auch im Personalwesen zahlreiche Anwendungsbereiche.
Dieser Artikel zeigt, was ein HR-Chatbot ist und wie er für die Personalabteilung eines Unternehmens von Nutzen sein kann.
Was ist ein HR-Chatbot?
Ein HR-Chatbot wird im Bereich der Human Ressources - also der Personalabteilung — eingesetzt. Dort kann ein Bot in zahlreichen unterschiedlichen Szenarien aushelfen.
Das reicht vom Onboarding bis hin zum Einholen von Feedback. Um zu verstehen, welche Arbeiten ein Bot in diesem Bereich besonders gut übernehmen kann, muss man seine Funktionsweise kennen.
Wie funktioniert ein HR-Chatbot?
Wie andere Bots auch basiert ein HR-Chatbot auf Natural Language Processing (NLP) und Machine Learning (ML). Er wird im Grundgerüst von Redakteuren gebaut sowie antrainiert und lernt dann mit jedem Gespräch dazu, um immer besser zu werden.
Insbesondere repetitive Prozesse kann ein Chatbot verlässlich übernehmen, denn die sprachliche Struktur und Wortwahl ist in solchen Fällen oft ähnlich. Durch aktive Gesprächsführung wird die Kommunikation mit dem Bot noch übersichtlicher und sicherer.
So kann in kurzer Zeit eine sehr hohe Trefferquote an richtigen Antworten erreicht werden. Das ist für HR-Bots besonders wichtig, denn dort ist es oft vonnöten, neue Inhalte zu z.B. Jobinseraten, Feedbacks oder Mitarbeiteraktionen abzubilden.
Wo werden Chatbots im HR-Bereich angewendet?
Der Aufgabenbereich einer Personalabteilung ist ziemlich anspruchsvoll. Das HR-Team ist buchstäblich das Herzstück eines Unternehmens, welches als Vermittler zwischen Arbeitgeber und Angestellten fungiert und gleichzeitig für ordnungsgemäße Abläufe sorgt.
Einen Großteil seiner Zeit verbringt der Personalbereich jedoch mit sich wiederholenden Routineprozessen, die ein Chatbot für HR-Dienste übernehmen kann.
Die in Frage kommenden Anwendungsbereiche eines HR-Chatbots können dabei in folgende drei Kategorien aufgeteilt werden:
- Chatbot Recruiting und Onboarding
- Unterstützung bestehender Mitarbeiter
- Automatisierung weiterer HR-Aktivitäten
Welche Vorteile bieten HR-Bots?
In anderen Bereichen wie dem E‑Commerce sind Chatbots bereits durch ihre Effizienz und Effektivität etabliert. Doch auch im HR-Bereich bieten sie deutliches Potential. HR-Chatbots können sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter*innen von großem Nutzen sein.
Im Folgenden geben wir einen Überblick, welche Vorteile der Einsatz von HR-Chatbots für das Unternehmen und die Personalverantwortlichen mit sich bringt.
Automatisierung von Recruitment-Aktivitäten
Die Personalbeschaffung ist eine der wichtigsten Aufgaben im HR-Bereich.
Vorstellungsgespräche können zu einem langwierigen Prozess werden, insbesondere wenn es viele Bewerbungen für eine einzige Stelle gibt.
Der Einsatz von HR-Chatbots ermöglicht es, passende Kandidat:innen zu finden, Vorstellungsgespräche zu vereinbaren sowie Mitarbeiterurlaube, Gehaltsabrechnungen usw. zu verwalten. Die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben spart Zeit und Mühe und hilft Personalfachleuten, sich auf andere Bereiche zu konzentrieren, die mehr Aufmerksamkeit erfordern.
Bewerberqualität
Gerade in wachsenden Unternehmen können Bewerbungen für die Personalverantwortlichen zur Belastung werden. Mit kleiner werdenden Teams und geringeren Budgets wird es immer schwieriger, gleichbleibende Ergebnisse zu liefern.
Anfragende Bewerber*innen haben oft sehr ähnliche Fragen, die sich bei der Personalabteilung häufen. Das führt dazu, dass andere Aufgaben wie die Suche nach der idealen Arbeitskraft vernachlässigt werden.
Das Filtern und Auswählen von Bewerber*innen kann ein zeitaufwendiger Prozess sein.
Ein Arbeitgeber entscheidet sich oft für die beste Person, die er zu diesem Zeitpunkt finden kann und nicht für die, die am besten für die Stelle geeignet ist.
Eine Erhöhung der Bewerberzahl ist hierbei nicht immer zielführend. Der beste Weg, die richtigen Leute einzustellen, besteht oft darin, aus einer kleineren Gruppe qualifizierte Kandidaten*innen auszuwählen.
Hier kommen HR-Chatbots ins Spiel. Sie können schon im Rahmen des allerersten Kontakt eine Kategorisierung der Kandidat:innen vornehmen — beispielsweise durch einen Fragenkatalog zu Arbeitsweise, Motivation und Zielsetzung.
Die Antworten können dabei helfen, das Profil einer Person vor einem ersten Gespräch zu erstellen. So lassen sich vielversprechende Kandidaten*innen für die Einladung zum Vorstellungsgespräch herausfiltern.
Onboarding
Die heutige Arbeitswelt bewegt sich schnell und wartet auf niemanden. Wenn man möchte, dass neue Mitarbeiter*innen gut zurechtkommen und von Anfang an produktiv sind, müssen die notwendigen Tools und Informationen schnell zur Verfügung gestellt werden.
Das Onboarding legt den Grundstein dafür, dass neue Mitarbeiter*innen engagierte und produktive Mitglieder des Teams werden. Ein gut geplanter Onboarding-Prozess ist der beste Weg, sich gegenseitig kennenzulernen und zu lernen, wie man effektiv kommuniziert.
Chatbots können beim Onboarding helfen, indem sie Antworten auf Fragen neuer Teammitglieder geben. Gerade in größeren Unternehmen kann man leicht den Überblick über Dinge wie die Lohnabrechnung, Urlaubsanträge oder die gemeinsame Nutzung von Dateien verlieren.
Wird zu diesem Zweck ein HR-Bot verwendet, kann dieser die neue Belegschaft nicht nur vom ersten Tag an unterstützen, sondern auch in Zukunft helfen, wenn etwas vergessen wurde. So muss bei den Frequently Asked Questions nicht immer jemand aus der Personalabteilung in die Bresche springen.
Interne Kommunikation
Das gilt genauso für den normalen Arbeitsalltag. Neben dem Recruiting und Onboarding kann ein HR-Chatbot auch von allen anderen Mitarbeiter:innen zur internen Kommunikation genutzt werden. Schließlich kommen auch nach Jahren noch ständig Fragen zum Unternehmen, zu Prozessen, Verfahrensweisen und vielem mehr vor.
Chatbots sind auf solche Frage- und Antwort-Szenarien spezialisiert. Sie können schnell kompetente Antworten liefern und damit wertvolle Zeit bewahren, die von der HR-Abteilung für wichtige andere Aufgaben wie die Verbesserung der Prozesse und Verfahren genutzt werden kann.
Effizienz
Ein HR-Chatbot kann aber auch für mehr als nur die Beantwortung von Fragen eingesetzt werden. Es besteht die Möglichkeit, Daten zu sammeln, um fundierte Entscheidungen zu treffen und effizientere Prozesse zu schaffen.
Eine Auswertung von Botgesprächen kann zeigen, welche Fragen von der Belegschaft häufig gestellt werden. Die Personalabteilung kann anschließend die Daten auswerten und notwendige Schritte einleiten. Es können alternativ auch ganz gezielte Befragungen entworfen und als Mitarbeiterquiz im Bot durchgeführt werden.
Auch Routineaufgaben, die in der Regel viel Zeit in Anspruch nehmen, können an den Bot ausgelagert werden. Die HR-Mitarbeiter*innen müssen die Gespräche nur noch konzipieren und nicht x‑mal selber durchführen.
Kostensenkung
Der Einsatz von HR-Chatbots kann Personalbeschaffungs- und Personalkosten reduzieren. Ein Bewerberscreening oder eine Videobewerbung, die über einen Chatbot abgewickelt wird, kann sowohl Zeit als auch Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeiter*innen sparen.
Der Bot kann zudem auf eine Wissensdatenbank zugreifen und somit Fragen beantworten oder wichtige Informationen bereitstellen, wodurch gleichzeitig die Genauigkeit beim Recruiting erhöht und Betriebskosten langfristig gesenkt werden können.
Markenimage
Der erste Eindruck ist oft entscheidend dafür, ob man sich für eine Stelle in einem Unternehmen bewerben möchte oder nicht. Ein HR-Chatbot kann auf der Karriereseite einer Website eingesetzt werden und damit einen Wettbewerbsvorteil liefern, indem er ein Unternehmen auf innovative Art und Weise repräsentiert.
Die Beantwortung von häufig gestellten Fragen und das Anbieten freier Stellen durch ein fortschrittliches Tool wie einem Chatbot zeigt, wie sehr ein Unternehmen sich für seine potentiellen Mitarbeiter*innen einsetzt. Das sorgt für eine positive Wahrnehmung auf dem Bewerbermarkt.
Eine Investition in Automatisierungs- und Chatbot-Technologien wirkt sich auch erfolgsversprechend auf das allgemeine Image eines Unternehmens aus und vermittelt, dass man seiner Zeit voraus ist und die Hürden und Herausforderungen der Zukunft bereits in vollem Tempo angeht.
Feedback
Die interne Kommunikation mit Hilfe eines Bots kann auch dazu verwendet werden, Daten zur Mitarbeiterzufriedenheit zu sammeln. So können beispielsweise Mitarbeiter*innen kontaktiert und Feedback über deren Wohlbefinden gesammelt werden. Beispielsweise kannes einen automatischen Feedback-Loop geben, der erfragt, was neue Mitarbeiter*innen über den Einstellungsprozess denken.
So wird das Sammeln von Feedback für die Personalverantwortlichen viel einfacher, als wenn sie Formulare zum Ausfüllen bereitstellen oder ins persönliche Gespräch gehen müssen. Schnelle und unvoreingenommene Verbesserungsvorschläge lassen sich über HR-Chatbots leicht einholen.
Ein oft übersehener Punkt ist die Distanz, die ein Bot automatisch hat. Chatbots kann man für eine Emotionslosigkeit bisweilen durchaus kritisieren. Wenn sich Mitarbeiter aber mal bei einem Beschwerde-HR-Bot Luft machen können, ohne das zwischenmenschliche Miteinander zu strapazieren, kann dies ein großer Vorteil sein.
Werden HR-Bots in Zukunft die Personalabteilung ersetzen?
Dank der künstlichen Intelligenz erfährt das Personalwesen momentan einen grundlegenden Wandel. Es stellt sich die Frage, ob HR-Chatbots zukünftig alle Aufgaben einer Personalabteilung übernehmen können. Die klare Antwort ist: Nein.
Zwar hat KI im HR-Bereich schon einige Meilensteine erreicht, dennoch haben Bots noch nicht die Fähigkeit, Einzelfallentscheidungen zu treffen und Empathie oder Emotionen zu simulieren. HR-Bots sind dazu da, die Arbeit zu erleichtern, damit die Personalabteilung ihre Zeit strategisch sinnvoller einsetzen kann.
Fazit
Die innovativen Features eines Chatbots sind eine wertvolle Ressource für sowohl Personaler:innen als auch Mitarbeiter:innen und werden in Zukunft ein wichtiger Teil des HR-Systems sein. Unternehmen sollten ihre Geschäftsanforderungen überdenken und Anwendungsfälle erkennen, die durch HR-Chatbots unterstützt werden können.
Von der Steigerung der Effizienz und des Markenimages bis hin zu Verbesserungen bei der Rekrutierung und dem Onboarding können HR-Chatbots und künstliche Intelligenz sinnvoll zur Automatisierung eingesetzt werden.
Eines ist jedoch sehr wichtig: HR-Bots sollen Zeit sparen und nicht mehr Arbeit verursachen. Ihre Personalabteilung will ihre Zeit auch nicht damit verbringen, einen Bot zu programmieren. Suchen Sie sich daher einen Partner, der sich mit den Prozessen auskennt und auch das Training sowie Anpassungen eines solchen Bots übernimmt.
